Seguro que has oído hablar del certificado de destrucción de documentos. Pero, ¿qué es y en qué casos es necesario? Lo vemos.
Qué es el certificado de destrucción de documentos
Después de que finalice el proceso de destrucción, las empresas autorizadas para destruir documentos generan un certificado de eliminación para avalar todo el proceso realizado y se entrega al finalizar.
El significado de este certificado de destrucción de documentos no es otro que una garantía de que la empresa responsable de la destrucción de la documentación, lo ha hecho. Por lo tanto, es una garantía por partida doble:
- Se ha realizado el servicio conforme la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de datos de carácter personal y garantía de los derechos digitales.
- La empresa tiene un certificado que confirma que su documentación confidencial se ha destruido.
En este punto, es importante mencionar que el certificado debe detallar que se ha realizado la destrucción de los documentos cumpliendo con la LOPD, con el Reglamento Europeo, y con las normas UNE-EN 15713, sobre destrucción segura de material confidencial y la Norma DIN 66399. Por lo que deberá reflejar el método utilizado para la destrucción y que el documento ya no se podría recuperar.
Es decir, no solo se garantiza la confidencialidad sobre el contenido que se ha mandado destruir, sino que se asegura de que se ha destruido cumpliendo la ley y que no se puede recuperar. Por lo que, es la mejor solución si la empresa tiene información de carácter confidencial para destruir.
¿Qué debe contener?
El certificado debe contener principalmente estos 4 aspectos:
- Fecha de la destrucción del documento: se debe detallar el día que se han recibido los documentos y la fecha en la que se han eliminado.
- Sitio de destrucción y la hora: también se debe indicar donde se han destruido y cuando.
- Método de destrucción y máquina destructora: con el objetivo de garantizar que la empresa responsable existe, está cualificada para hacer este trabajo y todo se ha hecho conforme la ley, se deberá detallar.
- Tamaño final de la partícula y nivel de corte: conforme el cumplimiento de la DIN 66399, para producir una partícula cuya información es irrecuperable.
Esto es lo más importante que debes conocer acerca del certificado de destrucción de documentos y su importancia, tanto para la propia empresa que lo lleva a cabo como para quien tiene la obligación de eliminar información de carácter confidencial.
Recuerda, que ofrecemos este servicio. Si te ha quedado alguna duda, pregúntanos.
