Hay empresas que lidian con información de sus clientes y la almacenan durante muchos años. Pero, ¿cuánto tiempo se puede tener en la oficina documentos confidenciales? ¿Hay un tiempo máximo estipulado? ¿Cómo está la cosa?
Tiempo de custodia de documentos confidenciales
Las empresas que manejan información de sus clientes sabe que deben custodiar o guardar a buen recaudo sus datos. Pero, ¿cuánto tiempo?
El plazo máximo suele ser de 5 años, una limitación que está hecha así por ley para no exponer los datos personales de los clientes. Por lo que, tras esos 5 años, la documentación debe eliminarse.
Y es que, este aspecto ha cobrado una especial importancia por las novedades contempladas en el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), con la seguridad de los datos personales. Por lo que, se considera imprescindible custodiar los documentos confidenciales durante un tiempo limitado.
Por lo que dice el RGPD, los datos se deben recabar con fines explícitos y legítimos. Es decir, tras completar la finalidad por la que se recogieron, deben borrarse (mínima conservación de los datos de carácter personal). Con un máximo de 5 años.
Pero también hay otras legislaciones que determinan el plazo máximo para custodiar documentos confidenciales. Es decir, en el caso de documentación laboral o de la Seguridad Social, el tiempo de custodia es de 4 años como bien indica el Real Decreto-ley 5/2000).
Por otro lado, también hay 4 años de margen para el borrado de la documentación contable y fiscal a efectos fiscales, la Ley General Tributaria.
Pero tenemos hasta 6 años para la documentación mercantil del Código de Comercio. En este último caso tendríamos un año más de margen para cumplir con lo estipulado.
No obstante, hay excepciones. Se puede conservar un archivo si es de interés público, si existe una finalidad investigadora o si es por fines estadísticos. No obstante, en cualquier caso se exige priorizar el anonimato. De tal forma que los datos valgan, sean válidos, pero se proteja a la persona que está detrás.
Por lo tanto, si tu empresa recaba este tipo de información de los clientes, es importante que consideres estos plazos y los cumplas.
¿Qué hacer así que se esté acercando la fecha de vencimiento del plazo? En ese caso, nuestro consejo es que acudas a un centro de destrucción documental de Zaragoza. Podemos ayudarte y asesorarte para que consigas deshacerte con éxito de la información confidencial de los clientes que no puedes seguir reteniendo. ¿Hablamos?
