¿Sabías que una parte de la información que manejan las empresas u organismos aún la tienen en papel y están obligadas a destruirla? Es lo que se conoce como la destrucción certificada de documentos; con la certificación que le asegura al cliente su correcto borrado. Veamos quién tiene la obligación de hacerlo.
Empresas que tienen la obligación de destruir documentos
Las empresas y los organismos públicos están obligados a cumplir la normativa de Protección de datos. Es en este ámbito donde el servicio de la destrucción de la documentación es completamente necesario, porque el no hacerlo podría suponer un delito grave en materia de la privacidad de los datos del usuario.
Las empresas que cuentan con información relevante sobre sus clientes, deben disponer de medidas de seguridad que aseguren la inviolabilidad de la información que contienen los documentos. De salida, es fundamental guardar la información a buen recaudo o destruirla cuando ya no es necesaria.
Pero, ¿cómo hacer una destrucción segura y certificada de toda la documentación de los clientes? Es una práctica que está completamente a la orden del día y que cada vez más empresas tienen que seguir. Por eso es importante que conozcas la manera.
Claro que, antes de contratar este servicio a un profesional, debes asegurarte de si tienes la obligación de borrar los documentos que manejas. Por lo general, si tomamos como ejemplo algunos de los documentos que las empresas deberían destruir, tenemos: nóminas, currículums, facturas, informes, correos, declaración de impuestos, informes médicos, contratos, inventarios, etc.
Es decir, nos encontramos con documentos que contienen una información de carácter privado sobre el cliente o trabajador en cuestión, y que se debe de tratar con cuidado, siempre protegiendo y preservando su intimidad. Por lo que, todo documento que se tenga y no sea necesario, se debe eliminar.
Las empresas que deberán hacerlo son todas las que manejan este tipo de documentos. Si tu empresa no recoge absolutamente nada de los clientes, ya no tendrás nada que destruir. Pero si tienes CV o información confidencial, sí deberás asegurar que está a buen recaudo o destruirla con la certificación correspondiente.
Al mismo tiempo, se considera que todas las empresas e instituciones tienen la obligación de custodiar y eliminar sus ficheros cuando dejan de tener utilidad. Es decir, no puedes seguir guardando información de un cliente que ya no es tu cliente.
¿Cómo se certifica el borrado de los datos?
Para asegurar a los clientes que los datos se han borrado de verdad, se debe contratar los servicios de una empresa especializada en la destrucción de documentos.
Este tipo de empresas garantizan que el borrado se ha hecho de manera segura y emiten un certificado que asegura la confidencialidad de la información. De hecho, si se llegara a vulnerar la información, el responsable de los datos sería la empresa encargada del borrado. Por eso es tan importante seguir buenas prácticas.
Si necesitas ayuda o si tienes dudas acerca de si tienes que destruir o no los documentos que manejas, pregúntanos para que podamos echarte una mano.
